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VwGH: Die Dokumentation im Vergabeakt muss vollständig und nachvollziehbar sein

Die Prüfung der Angebote samt deren Kalkulation muss vollständig erfolgen und nachvollziehbar festgehalten werden. Der Dokumentation kommt eine entscheidende Rolle zu: Der VwGH bestätigte die Nichtigerklärung einer Zuschlagsentscheidung, weil der Auftraggeber keinen vollständigen Vergabeakt vorgelegt hatte.
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Rechtlicher Kontext

§ 49 BVergG normiert die allgemeinen Dokumentationspflichten des Auftraggebers und trägt damit insb dem Grundsatz der Transparenz Rechnung. Demnach hat der Auftraggeber alle wesentlichen Entscheidungen und Vorgänge im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren so ausreichend zu dokumentieren, dass sie nachvollzogen werden können (auch im Hinblick auf etwaige spätere Nachprüfungs- oder Feststellungsverfahren). § 140 BVergG verpflichtet Auftraggeber darüber hinaus im Besonderen, alle für die Beurteilung der Angebote wesentlichen Umstände nachvollziehbar darzustellen. Auskünfte des Bieters im Rahmen einer vertieften Angebotsprüfung hat der Auftraggeber in die Angebotsdokumentation aufzunehmen.

Ausgangssachverhalt und Entscheidungen des VwG und VwGH

Der Auftraggeber führte ein Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung über Unterstützungsleistungen durch. Gemäß den bestandfesten Ausschreibungsunterlagen waren die Pauschalpreise auf Grundlage der gültigen Lohn- und Materialpreise zu erstellen und den Angeboten eine Detailkalkulation beizulegen.

Die drittgereihte Bieterin begehrte die Nichtigerklärung der Zuschlagsentscheidung, da das Angebot der präsumtiven Bestbieterin eine nicht plausible Zusammensetzung des Gesamtpreises aufweise und nicht kostendeckend sei. Das VwG Wien forderte den Auftraggeber zur Vorlage des Vergabeakts samt der Unterlagen über die Kalkulationsprüfung des Angebots der Bestbieterin auf. Da es aus dem vorgelegten zusammenfassenden Prüfbericht nicht plausibel nachvollziehen konnte, wie der Auftraggeber zu seinem Prüfergebnis gekommen war, beurteilte es die Angebotsprüfung als nicht abgeschlossen und erklärte die Zuschlagsentscheidung für nichtig.

Der VwGH schloss sich der Schlussfolgerung des Erstgerichts an: Die Vorlage lediglich eines zusammenfassenden Prüfberichts ist unzureichend. Dem Auftraggeber sei eine abschließende Angebotsprüfung offenbar nicht möglich gewesen und die Zuschlagsentscheidung daher rechtswidrig.

Fazit

Die Entscheidung des VwGH veranschaulicht, welche Bedeutung einer sorgfältigen und nachvollziehbaren Dokumentation der Angebotsprüfung zukommt. In einem Nachprüfungs- oder Feststellungsverfahren kann die unzureichende Vorlage von Unterlagen und Prüfergebnissen dazu führen, dass das Gericht zulässigerweise auf Basis des Vorbringens der Gegenpartei entscheidet und eine Auftraggeberentscheidung aufhebt.

Hannah Kaiser