Verpflichtende Verwendung von eForms für Bekanntmachungen ab dem 25.10.2023

Rechtlicher Kontext

eForms sind der neue Standard der EU für Daten. Auftraggeber:innen müssen den neuen Standard künftig zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen über beabsichtigte und durchgeführte EU-weite Vergabeverfahren auf Tenders Electronic Daily (TED) verwenden. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um digitale Standardformulare, die sich jeweils aus Feldern (sogenannten Business Terms) zusammensetzen. Die „elektronische Formulare – eForms“-Durchführungsverordnung selbst besteht fast zur Gänze aus schwer entzifferbaren tabellarischen Programmieranleitungen für Formularersteller.

Instanz

Die Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 betreffend die bisherigen Standardformulare wurde bereits mit Wirkung vom 14.11.2022 aufgehoben. Seither können öffentliche und Sektorenauftraggeber:innen die eForms auf freiwilliger Basis verwenden. Ab 25.10.2023 müssen alle Auftraggeber:innen eForms für Bekanntmachungen und Bekanntgaben auf Unionsebene verwenden. Diese Verpflichtung ergibt sich unmittelbar aus dem Unionsrecht und bedarf keiner Novellierung des BVergG 2018 oder des BVergGKonz 2018.

Sachverhalt

Ziel der Umstellung auf ein einheitliches, elektronisches Verfahren ist die Verbesserung der Datenqualität und Datenanalyse. Relevante Bekanntmachungen sollen schneller gefunden werden können und damit die Transparenz erhöht werden. Zudem sollen Verwaltungsaufwände minimiert und die Arbeitsweise der zuständigen Behörden bei datengestützter Entscheidungsfindung über öffentliche Ausgaben optimiert werden.

Entscheidungsinhalt

Die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 ist auf alle Vergaben im Oberschwellenbereich anwendbar. Veröffentlichungen im Unterschwellenbereich unterliegen weiterhin der Gesetzgebung des jeweiligen EU-Mitgliedstaates. Wie das Bundesministerium für Justiz am 25.07.2023 in einem Rundschreiben mitteilte, hat die (verpflichtende) Einführung von eForms für Bekanntmachungen und Bekanntgaben in Österreich keine unmittelbaren Auswirkungen. Solange das BVergG 2018 bzw. das BVergGKonz 2018 nicht novelliert werden, seien für Bekanntmachungen und Bekanntgaben im Unterschwellenbereich weiterhin (lediglich) die Kerndaten gemäß Anhang VIII BVergG 2018 bzw. Anhang VII BVergGKonz 2018 zur Verfügung zu stellen.

Praxistipp

Für Auftraggeber:innen sind nur geringfügige Auswirkungen zu erwarten. Es ist davon auszugehen, dass die einschlägigen Vorgabeportale weiterhin nutzbar sind und die umstellungsbedingten Änderungen automatisch implementiert werden.

Auf Bieterseite erwarten wir aufgrund der Weiterverwendung der bisherigen Vergabeportale ebenso keine signifikanten Neuerungen. Unternehmer:innen sollten auf etwaige Änderungen in „altbekannten“ Formularen achten, die sich im Zuge der Umstellung auf die eForms ergeben können.

Für die Zukunft beabsichtigt das Bundesministerium für Justiz, ein einheitliches Publikationssystem (für den Ober- wie auch den Unterschwellenbereich) zu implementieren. An der erforderlichen Änderung der gesetzlichen Grundlagen wird dem Vernehmen nach gearbeitet. Wir halten Sie auf dem Laufenden.

Thomas Mühlböck